Assistant Administratif Exploitation Commerciale H/F - Ets Heyer et Martin

L'assistant administratif exploitation(hf) se charge de diverses tâches en support de l'exploitation et de l'opérationnel tout en assurant une fonction d'assistance administrative commerciale.

Missions principales :
- Réaliser l'accueil commerciale téléphonique et physique
- Réaliser la création et le suivi/mise à jour des fiches clients
- Créer et suivre les rendez-vous clients sur le planning
- Réaliser les devis simples, sur modèles
- Réaliser les factures
- Réaliser les encaissements factures clients sur le logiciel de gestion
- Réaliser le dépôt des factures sur les plateformes clients et marchés publiques
- Suivre les factures et les paiements
- Effectuer des tâches de secrétariat
- Effectuer des tâches administratives

Quelques détails des tâches :
- Accueil clients et accueil téléphonique
Répondre aux diverses demandes des interlocuteurs internes et externes à l'oral et l'écrit tout en véhiculant l'image de la structure et en visant la satisfaction des clients.
S'assurer de la mise à jours des informations (type d'installation (plomberie, chauffage, climatisation, ...), référence et numéro de série, ...) et des coordonnées des clients
Recevoir les paiements (TPE, chèque, espèces)

- Planning
Créer des rendez-vous en fonction de l'urgence et de la typologie de la demande, en adéquation avec les compétences techniques des techniciens et des obligations du plan de charge travaux.
Organiser les rendez-vous avec une démarche d'optimisation des trajets.
Communiquer avec les clients, les modifications, les retards, les reports, toujours dans la posture de garantir le maintien des bonnes relations avec le client, de l'image de l'entreprise et le respect des techniciens
Rapporter/corriger/modifier journellement les informations de temps d'exécution au réel réalisé à J-1 par les techniciens. Pour le suivi d'avancement des chantiers et de la facturation.
Participer activement avec force de proposition aux réunions de plannings hebdomadaires

- Factures et Devis
Sur le logiciel de gestion, établir les factures pour tous types de la clientèle de l'entreprise (du particulier à l'industriel en passant par les collectivités, ...)
Gérer le suivi des règlements et des relances
Déposer sur les plateformes clients et assurer le suivi de validation jusqu'au règlement. Effectuer les modifications si nécessaires.
Sur le logiciel de gestion, établir certains devis sur modèles (nos CGV, maintenance chauffage et climatisation, contrat d'entretien, ...) pour les communiquer aux clients
S'assurer de la régularité contractuelle (signature client) pour la planification
Créer des alertes annuelles de relance pour les entretiens chauffages et climatisations et suivre les contrats de maintenance chauffage

- Administratif
Montage des dossiers en lien avec les qualifications et les certifications (QUALIBAT, QUALIT'ENR)
Entretenir une relation régulière et privilégiée avec les clients et fournisseurs de la structure

- Secrétariat
Saisir et mettre en forme différents documents administratifs et commerciaux en utilisant des logiciels et outils bureautiques dans l'optique de garantir la traçabilité des documents.
Répondre aux courriers/e-mails courants

Experience: 1 An(s)

Compétences: Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint),Systèmes de gestion de base de données,Techniques de communication interpersonnelle,Techniques de gestion administrative,Accueillir en face à face,Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents,Analyser les besoins des clients,Assurer la conformité des pratiques commerciales,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Assurer l'ensemble des contacts sortants à destination des clients, non-clients, prospects, partenaires,Assurer les relations et le suivi avec les différentes parties prenantes du projet (sous-traitants, fournisseurs, clients finaux, collectivités, opérateurs),Assurer le suivi post-vente,Assurer le support commercial : campagne de fidélisation de la clientèle,Collaborer avec l'équipe de vente pour atteindre les objectifs communs,Collaborer avec les équipes internes pour répondre aux demandes clients,Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation),Définir et hiérarchiser les priorités en fonction des objectifs fixés,Développer et fidéliser la relation client,Développer l'esprit d'équipe,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Effectuer une veille commerciale et concurrentielle (portails clients, plateformes des marchés publics et privés),Favoriser l'entente, la collaboration,Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur,Gérer les crises et les urgences commerciales,Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux,Gérer les réclamations et assurer un suivi de qualité,Gérer les ventes de la commande à la livraison, en s'assurant des délais convenus et de la conformité des conditions contractuelles aux procédures internes,Lire et comprendre des tableaux de bord d'activité et des indicateurs,Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients,Optimiser le parcours client,Participer à des projets transverses et mettre à disposition ses compétences techniques et de sa connaissance des clients,Participer à l'élaboration d'un devis technique,Préparer les dossiers commerciaux avant les contacts et rendez-vous des commerciaux,Préparer ou établir des propositions commerciales, rédiger les offres de prix, élaborer des devis,Programmer et assurer le suivi des actions à conduire à l'issue des contacts avec les clients ou les prospects,Rédiger des fiches produits ou des argumentaires,Renseigner et mettre à jour des outils de suivi et de traçabilité de l'activité (tableaux de bord, relevés d'incidents, qualitéetc.),Respecter les délais de livraison,Suivre les livraisons, régler les réclamations liées au service après-vente, en liaison avec les services commercial, achats, production, technique, logistique,Traiter les demandes spéciales des clients

Langues: Français exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Travaux d'installation d'équipements thermiques et de climatisation

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de persévérance : Capacité à maintenir son effort jusqu'à l'achèvement complet d'une tâche quels que soient les imprévus, les obstacles de réalisation rencontrés.

• Gestion de crise
• Gestion de base de données
• Logiciels bureautiques
• Excel
• Relation client
• Gestion des contacts
• SAV
• Analyse des besoins client
• Word
• Veille commerciale
• PowerPoint
• Techniques de communication
• Contrôle qualité
• Facturation
• Français
• Encaissement
• CRM
• Permanence téléphonique
• Force de proposition
• Fidélisation
• Suivi des opérations commerciales